Trong thế giới công việc trực tuyến, việc chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn là một công cụ giúp nâng cao hiệu suất và tương tác trong các cuộc họp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các thao tác cơ bản để thực hiện việc này, giúp bạn tận dụng mọi tiềm năng của ứng dụng Teams để làm việc hiệu quả hơn.
Hướng dẫn cách chia sẻ màn hình trên Teams
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Tiếp theo, tham gia cuộc họp mong muốn.
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Tiếp theo, tham gia cuộc họp mong muốn.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ” – đó là biểu tượng có màu đỏ, thường nằm gần nút “Rời đi” trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì nhấp vào nút “Chia sẻ”.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút “Chia sẻ”, một menu sẽ hiển thị dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho việc chia sẻ màn hình, từ đó bạn có thể lựa chọn cách bạn muốn chia sẻ màn hình.
Nếu bạn chọn “Màn hình,” Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của máy tính bạn. Nếu chọn “Cửa sổ,” chỉ cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Trước đây, Teams cũng cung cấp tùy chọn “PowerPoint” để hiển thị bản trình bày bạn đã tạo và “Duyệt” để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Bạn cũng có thể tắt hoặc bật âm thanh máy tính khi chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ bằng nút “Bao gồm âm thanh máy tính.”
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút “Chia sẻ,” màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở đầu màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Việc cho phép thành viên khác điều khiển màn hình hoặc chia sẻ âm thanh trên Teams đều rất tiện ích. Bạn chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát” nếu muốn cho phép ai đó điều khiển màn hình của bạn. Để chia sẻ âm thanh, chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Điều này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn
Bước 5: Nếu thanh tùy chọn không hiển thị như mô tả ở bước trước, bạn vẫn có thể dễ dàng dừng chia sẻ màn hình bất cứ lúc nào. Chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (biểu tượng hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share màn hình trên Teams
Cách chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ dễ dàng mà còn giúp tăng tính tương tác trong cuộc họp trực tuyến. Tuy nhiên, khi thực hiện việc này, hãy lưu ý những điểm sau để đảm bảo an toàn và hiệu quả:
- Chỉ chia sẻ màn hình với những người mà bạn muốn họ xem. Trong cuộc họp nhóm, hãy chia sẻ thông tin cần thiết và tránh tiết lộ thông tin nhạy cảm.
- Trong các cuộc họp quan trọng hoặc có thông tin nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ.
- Nếu muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung, sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể.
- Kiểm tra kết nối Internet của bạn để đảm bảo ổn định và tốc độ đủ để chia sẻ màn hình mà không gặp trễ.
- Luôn nhấn “Dừng chia sẻ” khi kết thúc. Điều này ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc, giữ thông tin của bạn được bảo mật.
Lợi ích của việc chia sẻ màn hình trên Teams
Xem thêm: Mách bạn 5 cách xử lý máy tính chạy chậm tốt nhất
Chia sẻ màn hình trên Teams mang đến một loạt các ưu điểm hữu ích:
- Tăng tính tương tác và đồng bộ: Đẩy mạnh tương tác trong cuộc họp, giúp mọi người theo dõi và chia sẻ thông tin trực tiếp trên màn hình, tạo sự đồng bộ và hiệu quả cho cuộc gặp.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu quả: Loại bỏ việc gửi tài liệu qua email hoặc trao đổi thông tin một cách truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
- Hướng dẫn từ xa: Cho phép giảng viên hoặc người hướng dẫn dễ dàng truyền đạt kiến thức và hướng dẫn từ xa mà không cần gặp trực tiếp, tạo sự thuận tiện và linh hoạt.
- Cộng tác và Trao đổi thông tin: Giúp đội ngũ cộng tác và trao đổi thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng thông qua việc chia sẻ tài liệu và ứng dụng.
- Linh hoạt trong công việc: Tăng cường tính linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng và tạo điều kiện làm việc linh hoạt hơn cho các công ty.
Với vài thao tác cơ bản, chia sẻ màn hình trên Teams trở nên đơn giản và hiệu quả. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn và khám phá thêm khả năng tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của mình. Bắt đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn
